W jaki sposób polskie firmy tracą dane z systemów ERP

Danych firmowych, takich jak historia zamówień, szczegóły klientów, dane o produktach, cenniki, dane logistyczne czy finansowe rozliczenia, nie można postrzegać jedynie jako technicznych zapisów. To życiodajna krew każdego przedsiębiorstwa, kluczowy zasób, który napędza jego bieżące operacje i kształtuje przyszłość. Wyobraź sobie firmę bez dostępu do informacji o tym, co kupował klient, jakie są jego preferencje, czy też bez możliwości sprawdzenia stanów magazynowych – jej funkcjonowanie staje się praktycznie niemożliwe.

Dlaczego dane firmy to jej najcenniejszy zasób?

• Pamięć instytucjonalna: Dane to nic innego jak pamięć firmy. Pozwalają zrozumieć przeszłość, wyciągnąć wnioski z sukcesów i porażek, a także budować na zgromadzonej wiedzy. Bez nich każda decyzja byłaby podejmowana na nowo, bez kontekstu i bez historycznych podstaw.
• Fundament operacyjny: Każda transakcja, każdy kontakt z klientem, każda decyzja o zakupie surowców czy planie produkcji opiera się na dostępie do aktualnych i rzetelnych danych. Są one niezbędne do płynnego zarządzania sprzedażą, obsługą klienta, łańcuchem dostaw i finansami. Ich brak lub niedostępność paraliżuje codzienne operacje.
• Źródło przewagi konkurencyjnej: Zdolność do analizowania danych, wyciągania z nich wniosków o zachowaniach klientów, trendach rynkowych czy efektywności procesów to bezcenna przewaga. Firmy, które potrafią wykorzystać swoje dane, mogą personalizować ofertę, optymalizować koszty, a nawet przewidywać przyszłe potrzeby rynku, wyprzedzając konkurencję.
• Wartość niematerialna: W bilansie firmy dane często nie są ujmowane jako aktywa w tradycyjnym sensie, jednak ich wartość niematerialna jest ogromna. Utrata historycznych danych o klientach, ich preferencjach czy historii interakcji to nie tylko stracone możliwości sprzedaży, ale także naruszenie zaufania i osłabienie relacji, które budowano latami.

Najczęstsze przyczyny utraty danych z systemów ERP

Błąd ludzki

• Przypadkowe usunięcie danych (np. usunięcie kontrahenta lub dokumentu).
• Niewłaściwa aktualizacja danych.
• Usunięcie bazy przez niedoświadczonego pracownika IT.

Awaria sprzętowa lub systemowa

• Awaria dysku twardego lub serwera, na którym działa ERP.
• Problemy z macierzą RAID bez redundancji.
• Przepięcia, brak zasilania, uszkodzenia fizyczne.

Atak ransomware/malware

• Zaszyfrowanie danych ERP i żądanie okupu.
• Zainfekowanie sieci firmowej – ERP jako kluczowy cel ataku.

📈 Według Sophos 2023: 66% MŚP padło ofiarą ransomware, a tylko 13% odzyskało wszystkie dane z backupu.

Nieudane aktualizacje lub migracje systemu ERP

• Błędy przy aktualizacji bazy danych.
• Niewłaściwe migracje między wersjami systemu.
• Utrata danych podczas przejścia z wersji lokalnej do chmurowej.

Błąd integracji z innymi systemami

• Automatyczny import danych, który nadpisuje lub usuwa dane ERP.
• Błędy synchronizacji z systemem magazynowym, CRM lub księgowym.

📉 Źle skonfigurowana integracja może usunąć dane hurtowo.

Brak backupu lub niewłaściwa konfiguracja kopii zapasowych

• Firma myśli, że ma backup, ale kopia nie zawiera pełnej bazy danych ERP.
• Kopia nie jest wykonywana regularnie lub nie została przetestowana.

❗ Klasyczny przypadek: backup nie działa, a dowiadujesz się o tym dopiero po awarii.

Konsekwencje utraty danych

Dla firmy, utrata takich zasobów jak historia zamówień czy dane klientów to nie tylko awaria techniczna, ale potencjalna katastrofa biznesowa. Może ona prowadzić do:

• Paraliżu operacyjnego: Brak dostępu do kluczowych informacji uniemożliwia realizację bieżących zamówień, fakturowanie, zarządzanie magazynem.
• Utraty reputacji i zaufania klientów: Niemożność odtworzenia historii transakcji czy preferencji klienta może prowadzić do frustracji i rezygnacji z usług firmy.
• Strat finansowych: Bezpośrednie straty wynikające z niemożności realizacji sprzedaży, kary za niedotrzymanie umów, a także koszty odzyskiwania danych lub odbudowy pozycji rynkowej.
• Osłabienia pozycji konkurencyjnej: Firmy bez dostępu do własnej, bogatej bazy danych są w gorszej pozycji strategicznej niż te, które potrafią czerpać wiedzę z przeszłości.

Dlatego zabezpieczenie tych danych, regularne kopie zapasowe i plany odtworzeniowe to absolutny priorytet dla każdej polskiej firmy.